Le guide des meilleures pratiques RH 2024 !
L’onboarding prend de plus en plus de place dans les processus de recrutement.
Si vous vous demandez ce que c’est ou si pour vous ce n’est qu’un énième anglicisme de start-up cet article est fait pour vous.
On vous explique pourquoi l’onboarding est une étape cruciale dans un recrutement et on vous donne les étapes nécessaires pour le réussir.
Onboarding vient de l’anglais et se traduit littéralement par “intégration”.
C’est le processus d’intégration d’un ou plusieurs nouveaux collaborateurs dans une entreprise après l’embauche.
Il comprend :
Vous avez déployé de nombreux efforts afin de recruter les profils tant recherchés, mais il reste encore du chemin. L’onboarding est une étape très importante du processus de recrutement qui intervient dès la prise de poste.
Bien réussi, il permet de répondre à plusieurs enjeux.
Il faut savoir que presque 1 nouvel employé sur 4 quitterait sa nouvelle entreprise dans les 45 premiers jours.
L’onboarding est donc une étape clé dans le processus de fidélisation des talents !
Bien intégrer les nouveaux salariés et les aider à trouver leur place dans l’entreprise permet d’améliorer leur rétention.
De plus, cela permet de faire concorder l’expérience candidat avec l’expérience collaborateur.
Un candidat séduit par l’expérience vécue en phase de recrutement s’attend à vivre une expérience collaborateur similaire ou encore meilleure que lors du recrutement.
En offrant un onboarding solide, vous montrez à votre nouveau collaborateur que vous vous souciez de sa réussite et de son bien-être, ce qui peut avoir un impact positif sur sa motivation et sa performance.
De plus, en partant avec les bonnes bases, celui-ci comprendra plus facilement ce qu’on attend de lui. En optimisant sa formation dès le départ, il sera plus rapidement opérationnel et productif.
Trop d’entreprises ont tendance à penser que l’image de marque se joue uniquement sur l’expérience candidat et la pré-embauche.
Or, offrir une bonne intégration est un atout de taille pour laisser une bonne impression à un nouvel employé.
Un nouveau salarié bien accueilli et formé, parlera de son expérience autour de lui et véhiculera une bonne image de l’entreprise.
Lors d’un onboarding, il y a plusieurs axes à prendre en compte : l’administratif, le matériel, l’humain et l’opérationnel.
L’intégration d’un nouveau collaborateur ne s’improvise pas, il faut mettre en place un processus en plusieurs étapes et les accomplir progressivement.
C’est la période située entre l’embauche officielle, le fameux “oui je le veux” du candidat et son premier jour dans l’entreprise.
C’est le moment de tout préparer, de clôturer certaines démarches administratives et de garder le contact.
Profitez-en pour finaliser le contrat de travail et l’ensemble des documents nécessaires à l’embauche.
N’hésitez pas à les transmettre au nouveau collaborateur, cela permet de garder le contact et de gagner du temps à son arrivée.
Demandez-lui les documents qu’il doit vous transmettre comme son RIB, sa pièce d’identité etc.
Il faut maintenant créer les différents accès et identifiants dont il aura besoin au quotidien. Prendre un maximum d’avance sur ces préparatifs vous fera gagner beaucoup de temps.
Créez son adresse mail, ses accès à l’intranet et à tous les outils qui lui seront importants pour son travail.
Opter pour une solution de coffre-fort numérique peut-être un vrai plus ! Cela permet de centraliser tous les identifiants et mots de passe internes.
C’est aussi l’occasion de préparer le “welcome pack” ou pack de bienvenue avec tout le matériel utile et pourquoi pas, quelques goodies aux couleurs de l’entreprise.
Il peut contenir :
Vous pourrez également fournir des fiches d’aide à l’utilisation de l’ordinateur ou concernant d’autres pratiques de l’entreprise. Certains optent pour la fiche physique tandis que d’autres (comme nous), compilent leurs divers guides pratiques sur un logiciel comme Notion ou sur un cloud !
Déterminez un planning précis et un temps de formation adapté. Il faudra un certain temps à votre nouveau collaborateur pour qu’il devienne opérationnel. Vous devez lui consacrer plusieurs jours voire semaines afin de le former.
Prévoir ce planning en avance vous permettra de vous organiser au mieux mais aussi de rassurer votre nouvelle recrue qui saura à quoi s’attendre.
Désignez un mentor ou un parrain qui pourra intégrer le nouveau collaborateur et répondre à ses questions si besoin.
Ce mentor peut être le manager ou une autre personne volontaire.
Certains recommandent de nommer un mentor qui n’a pas de lien hiérarchique direct avec la personne, pour avoir des échanges plus sereins.
Cependant, ce n’est pas toujours possible car la personne doit avoir un rapport direct avec le métier exercé par le nouveau collaborateur.
Entre l’embauche et les premiers jours de travail, il peut se passer plusieurs semaines voire plusieurs mois.
C’est important de garder contact avec le futur employé et de commencer à l’inclure dans la vie de l’entreprise.
Informez-le sur le déroulement de son arrivée et restez disponible s’il a des interrogations.
Vous pouvez même le convier à certains événements de l’entreprise, qu’il puisse faire connaissance avec les équipes avant d’arriver à son poste.
N’oubliez pas d’envoyer un mail de bienvenue au nom de l’équipe.
Les équipes doivent évidemment être informées de l’arrivée du nouveau collaborateur pour éviter une situation gênante.
Informez-les par mail ou lors d’une réunion par exemple.
Prévoir un accueil de l’équipe est une très bonne chose. Organisez un petit-déjeuner et/ou un déjeuner de bienvenue en conviant les collaborateurs disponibles.
C’est le jour J, votre nouveau collaborateur arrive !
La première impression est la plus importante, elle permettra au nouvel employé de se projeter pour la suite.
Il faut prendre le temps d’accueillir la nouvelle recrue, qu’elle ne soit pas livrée à elle-même ou qu’elle ait l’impression de déranger.
Pour qu’elle se sente à l’aise elle peut être accueillie par son mentor et/ou une personne présente lors de son processus de recrutement.
Accueillez-la et organisez une petite visite du lieu de travail pour qu’elle se repère plus facilement avant de l’installer à son poste.
Organisez une rencontre officielle avec l’équipe, comme lors d’un petit-déjeuner d’accueil par exemple. Si tout le monde n’est pas sur place, vous pouvez organiser une petite visioconférence.
Une fois le site et les équipes connues, c’est le moment des premiers échanges avec le manager et/ou le responsable de sa formation.
C’est le moment de lui donner le fameux welcome pack et tout le matériel nécessaire.
Donnez toutes les informations utiles au nouveau collaborateur sur la vie de l’entreprise, la gestion des horaires, des congés, la mutuelle, le déroulé de son intégration, etc.
Faites-lui part du planning que vous avez mis en place, pour qu’il puisse se rassurer et savoir à quoi ressembleront ses prochains jours.
Profitez-en pour répondre à ses potentielles interrogations.
On pourrait croire que l’onboarding prend fin après avoir donné toutes les informations à la nouvelle recrue.
Cependant, l’intégration d’un salarié est un processus qui prend du temps et qui demande un suivi régulier.
Les premières semaines seront dédiées à la formation au poste.
Formez votre nouvel employé sur les outils, les pratiques de l’entreprise et sur ce que vous attendez de lui à son poste.
Libre à vous de choisir la méthode de formation, e-learning, démonstration, gamification, etc. Cependant, qu’importe la méthode sélectionnée, il est important de rester disponible et d’organiser des points réguliers pour échanger des feedbacks.
Commencez à confier quelques missions, en montant le niveau de responsabilité crescendo.
Il est très important de continuer le suivi tout le long de la période d’essai.
Organisez des feedbacks réguliers, et des points mensuels plus importants.
À la fin de la période d’essai (ou avant) mettez en place un rapport d’étonnement. Celui-ci vous permettra de savoir si l’intégration s’est bien passée, de son côté comme du vôtre, et quels sont les points à améliorer.
Ce rapport vous permet d’améliorer vos process, d’échanger librement avec le nouveau collaborateur, ce qui est un point positif pour le processus de fidélisation.
Suite à ça, libre à vous et au collaborateur de valider la période d’essai ou non. Mais si vous avez fait attention à tous ces points indiqués plus haut, les chances pour que ça se passe bien, devraient être optimisées. 😉
L’onboarding n’est clairement pas une partie négligeable lors d’un processus de recrutement.
C’est une étape cruciale qui aura des répercussions à long terme.
Un onboarding réussi signifie des nouveaux collaborateurs motivés, opérationnels plus rapidement, performants et fidèles à l’entreprise. Un onboarding raté peut quant à lui coûter cher, au sens littéral comme figuré.
Chez UNLCK, on met un point d’honneur à soigner l’intégration des nouveaux collaborateurs, que ce soit pour l’épanouissement de l’entreprise ou celui des gens avec qui nous travaillons. 🤝
